CÓMO ORDENAR DATOS NUMÉRICOS EN EXCEL.

Hola...En esta publicación te voy a enseñar una Guía fácil sobre cómo ordenar Datos Numéricos en Excel a través de un ejercicio sencillo en el campo de la salud. 
Una vez que los datos han sido recolectados, ordenarlos es el primer paso para el análisis bioestadístico, lo que es esencial en la toma decisiones racionales y efectivas. 
Ahora bien, si no utilizas hojas de cálculo de

Excel tendrías que transcribir los datos manualmente y ordenarlos uno a uno de acuerdo a la condición preestablecida. El procedimiento pudiera resultar engorroso, con el riesgo de que ocurran sesgos en los resultados en detrimento de la calidad de la información. Para que esto no ocurra, debes apelar al uso de la herramienta Datos de Excel, con lo que te ahorrarás tiempo y trabajo. 

Ejercicio.

Vamos a suponer que ya tienes recogida toda la información de las consultas clasificadas por enfermedades de un establecimiento de salud, que representa la morbilidad mensual de una parroquia. Son 36 las enfermedades diagnosticadas. La autoridad sanitaria te solicita que le envíes las 25 primeras causas de consulta de ese mes.
Como las 36 causas de consulta se encuentran desordenadas,  tienes que organizar los datos numéricos en orden jerárquico de mayor a menor y así será más fácil su presentación, interpretación y análisis. 
Entonces, Cómo utilizar Excel para ordenar los datos numéricos?

1er. Paso: Preparar la lista de las enfermedades.

Crea un libro de Excel y guárdalo con un nombre. Abre el libro y en la Hoja1 escribe o pega la lista de las enfermedades con el número de consultas y el Total. Figura 1.

Figura 1

2do. Paso: Ordenar las enfermedades de mayor a menor número de consultas.

Para ordenar las enfermedades de mayor a menor, selecciona el rango A1:B36. Deja por fuera de la selección las celdas A37 y B37, porque corresponden al grupo de enfermedades que no tuvieron un diagnóstico específico. También dejas por fuera las celdas A38 y B38 porque es el total que no se ordena. Figura 2.

Figura 2

Vas a la barra de herramientas y seleccionas la pestaña Datos y haz clic en Ordenar. Figura 3

Figura 3

Después de hacer clic en Ordenar te aparece el cuadro de diálogo  Ordenar. Asegúrate que la opción Mis datos tienen encabezados ubicada en el ángulo superior derecho de la ventana no esté seleccionada, en caso contrario quitas la selección. 

Donde dice Columna ordenar por, selecciona la columna por la que vas a ordenar los datos. En el ejercicio es la Columna B (porque es donde están los datos numéricos, es decir el número de consultas). En Ordenar según, selecciona valores (recuerda que son datos numéricos) y donde dice Criterio de ordenación selecciona la opción de mayor a menor. Figura 4.

Figura 4

Finalmente en la ventana Ordenar haces clic en Aceptar y listo ya tus datos numéricos están ordenados de mayor a menor. Figura 5.

Figura 5

3er. Paso: Preparar el cuadro final con las 25 primeras causas de consulta.

En la Hoja2 diseña un cuadro de 3 columnas cuyo título es 25 PRIMERAS CAUSAS DE CONSULTA (el título lo puedes cambiar después según tu necesidad). Los encabezados de las columnas son ORDEN (Celda B4), ENFERMEDADES (Celda C4) y N° DE CONSULTAS (Celda D4). Figura 6.

Figura 6

Regresa a la lista de las enfermedades de la Hoja1 y selecciona el rango de columnas A1:B25. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la selección y en la ventana emergente haces clic en copiar. Figura 7.

Figura 7

En el cuadro de la Hoja2, te posicionas sobre la celda C5 y haces clic con el botón derecho, en Opciones de pegado: haz clic en la segunda casilla de abajo donde dice 123, para pegar solo los valores sin el formato de origen. Figura 8.

Figura 8

Te aparecen las 25 primeras causas por enfermedades ordenadas de mayor a menor número de consultas. Figura 9.

Figura 9

Solo te falta terminar de llenar los subtotales y el total del cuadro. En SUB TOTAL 25 PRIMERAS CAUSAS, celda D30 haces la sumatoria del rango D5:D29 con la fórmula =SUMA(D5:D29). En SUB TOTAL OTRAS CAUSAS, celda D31 escribes la fórmula =D32-D30. Finalmente en TOTAL CAUSAS celda D32 pegas o escribes el valor la celda D38 de la lista de la Hoja1, es decir 1.470. Ya está finalizado el cuadro, tú lo puedes modificar a tu gusto, poniéndolo colores de fondo a los encabezado, cambiando el formato de las celdas, adecuando el título, agregando otra columna para porcentajes, etc. Figura 10.

Figura 10

En la Figura 10 puedes ver que hubo un total de 1.470 consultas, las cuales están ordenadas de mayor a menor. El primer puesto lo ocupa el Síndrome Viral (Virosis) con 133 consultas, y en el lugar 25 se ubica el Cólico Nefrítico con 11 consultas. Podemos agregar que el resto de Otras Causas por enfermedades reflejaron 515 casos. 

Espero te haya sido de utilidad el post. Te agradezco tu comentario para seguir mejorando el Blog.